Una de las mejores formas de mejorar tus capacidades de gestión del tiempo es adoptar un método comprobado en tu práctica regular. Las estrategias de gestión del tiempo como estas nos ayudan a enfocarnos en una cosa a la vez, controlar nuestros horarios y hacer más.
«Timeboxing», también conocido como «gestión del tiempo basada en bloques»
Timeboxing, también conocido como «planificación por bloques», es un método de gestión del tiempo centrado en objetivos donde las tareas se completan en intervalos de tiempo predeterminados. Funciona mejor cuando deseas ser proactivo en la gestión de tu lista de tareas, pero no tienes una idea clara de la duración de cada tarea.
Puedes dedicar mucho tiempo a un tiempo razonable si divides tu trabajo en trozos manejables y usas el bloqueo de tiempo para lograr tus objetivos. Cada tarea lleva cierto tiempo, pero el tiempo total dedicado a todas las tareas no debe exceder tres horas. Digamos, por simplicidad, que tienes que redactar un artículo de blog.
Un bloque de tiempo de dos horas podría reservarse para ello. Después de descansar un tiempo, puedes volver a trabajar en la pieza durante tres horas seguidas. Si divides el trabajo en trozos pequeños, puedes avanzar regularmente a lo largo de varios días o semanas.
El concepto de bloqueo de tiempo o «Time blocking»
De forma similar al Timeboxing, el bloqueo de tiempo consiste en bloquear ciertos bloques de tiempo en tu horario para trabajar en tareas relacionadas. Si gestionas tu horario así, puedes dividir tu semana laboral en bloques de tiempo para actividades específicas, como completar tareas específicas para ciertos proyectos, hablar con colegas, hacer pausas, ir al gimnasio, etc. Si sigues este plan, podrás concentrarte sin distracciones, lo que lo convierte en la elección perfecta para un trabajo de alta calidad e ininterrumpido.
Priorizar tus actividades diarias o semanales es el primer paso hacia reservar tiempo para ti. Luego puedes simplemente reunir tareas similares en el mismo lapso de tiempo para completarlas. Por último, planifica bloques de tiempo para trabajo enfocado para asegurarte de mantenerte en tu calendario.
La técnica Pomodoro
El método Pomodoro, al igual que el bloqueo de tiempo y el Timeboxing, está diseñado para ayudarte a hacer mucho trabajo en poco tiempo obligándote a trabajar en intervalos de 25 minutos separados por breves pausas. El valor de la estrategia está en su inclinación a impulsarte activamente a hacer pausas frecuentes, lo que no solo aumenta la motivación intrínseca, sino que resulta beneficioso para tu cerebro. De hecho, algunas estudios sugieren que hacer pausas podría mejorar nuestra producción creativa.
Un autor, una lista de tareas priorizada y una forma de no dormirse con las alertas son todas las necesidades para usar eficazmente la método Pomodoro. Comienza configurando un temporizador durante 25 minutos y concede 100% de tu atención a una sola tarea durante ese periodo, idealmente sin revisar correos electrónicos ni redes sociales. Detén lo que estés haciendo y toma una pausa de cinco minutos después de que el reloj haya sonado.
En un mundo ideal, pasarías tu tiempo haciendo actividad física ligera como estirarse o hacer una búsqueda de comida. Sin embargo, también puedes revisar tus distintos dispositivos para ver si han llegado mensajes urgentes mientras trabajabas.
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El método "Eat the Frog " (o "Trágate el Sapo")
Mark Twain dijo una vez: "Quién debe tragar un sapo hará mejor en hacerlo por la mañana." La técnica de gestión del tiempo conocida como "comer la rana" (o "Trágate el Sapo" en francés) se basa en esta cita para llevarte a enfocarte en las tareas más largas y difíciles.
Organizar tus días de modo que divides tu tiempo entre tareas rutinarias e importantes es una estrategia muy efectiva.
Usando este método, puedes estar seguro de que las tareas más importantes de cada día se atenderán. La implementación de esta estrategia de gestión del tiempo requiere consolidar todas tus tareas en un solo programa que pueda ayudarte a monitorear y priorizarlas. Asegúrate de que tus actividades diarias contribuyan a los objetivos globales de la empresa y de que tendrás más facilidad para determinar qué tareas deberían posponerse de un día para otro.
Después de aclarar el desorden del día, podrás concentrarte en el resto de tu trabajo.
El principio de Pareto (o Ley de Pareto)
¿Por qué no probar la estrategia de Pareto si la idea de un sapo matutino no te atrae realmente? Tomando el enfoque inverso del método "Trágate el Sapo", el principio de Pareto sugiere motivarse temprano en el día invirtiendo algunas tareas pequeñas.
Este principio, a menudo conocido como «regla 80/20» o «la ley de la regla 80/20», se basa en un principio simple : debemos enfocarnos en las áreas donde podemos tener el mayor impacto con la menor cantidad de esfuerzo. Si podemos dedicar el 80% de las tareas bastante rápido, tendremos más tiempo en nuestra jornada laboral para enfocarnos en los 20% que consumirán el resto de nuestro día.
