Eine der besten Möglichkeiten um Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern, besteht darin, eine bewährte Methode in Ihrer praktischen regelmäßigen Anwendung anzuwenden. Zeitmanagementstrategien wie diese helfen uns, uns auf eine Sache zu konzentrieren, unsere Zeitpläne zu kontrollieren und mehr zu erledigen.
Timeboxing, auch bekannt als blockbasiertes Zeitmanagement
Timeboxing, auch bekannt als „Blockplanung“, ist eine zielorientierte Zeitmanagementmethode, bei der Aufgaben in vorbestimmten Zeitintervallen erledigt werden. Es funktioniert am besten, wenn Sie proaktiv Ihre Aufgabenliste verwalten möchten, aber keine klare Vorstellung von der Dauer jeder Aufgabe haben.
Sie können viel Zeit in angemessener Zeit verbringen, wenn Sie Ihre Arbeit in machbare Teile aufteilen und Time-Blocking verwenden, um Ihre Ziele zu erreichen. Jede Aufgabe nimmt eine gewisse Zeit in Anspruch, aber die Gesamtzeit für alle Aufgaben sollte drei Stunden nicht überschreiten. Nehmen wir der Einfachheit halber an, Sie müssen einen Blogbeitrag schreiben.
Ein zweistündiger Zeitblock könnte dafür eingeplant werden. Nach einer gewissen Auszeit können Sie wieder drei Stunden am Stück an dem Stück arbeiten. Wenn Sie die Arbeit in kleine Stücke teilen, können Sie über mehrere Tage oder Wochen hinweg konstante Fortschritte erzielen.
Das Konzept des Time Blockings
Ähnlich wie Timeboxing bedeutet Time Blocking, bestimmte Zeitblöcke in Ihrem Zeitplan zu blockieren, um an verwandten Aufgaben zu arbeiten. Wenn Sie Ihren Zeitplan so verwalten, können Sie Ihre Arbeitswoche in Zeitblöcke für spezifische Aktivitäten aufteilen, wie z. B. bestimmte Aufgaben für bestimmte Projekte erledigen, mit Kollegen sprechen, Pausen einlegen, ins Fitnessstudio gehen usw. Wenn Sie diesem Plan folgen, können Sie sich ohne Ablenkung konzentrieren, was es zur perfekten Wahl für hochwertige und ununterbrochene Arbeit macht.
Ihren täglichen oder wöchentlichen Aktivitäten Priorität einzuräumen, ist der erste Schritt zur Zeitplanung für sich selbst. Anschließend können Sie einfach ähnliche Aufgaben im selben Zeitfenster sammeln, um sie zu vervollständigen. Planen Sie schließlich Zeitblöcke für konzentrierte Arbeit ein, um sicherzustellen, dass Sie sich an Ihren Kalender halten.
Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Methode wurde wie Timeboxen und Time-Blocking entwickelt, um Ihnen zu helfen, in kurzer Zeit viel Arbeit zu erledigen, indem Sie gezwungen werden, in 25-Minuten-Intervallen mit kurzen Pausen zu arbeiten. Der Wert der Strategie liegt in ihrer Tendenz, Sie aktiv dazu zu drängen, häufige Pausen einzulegen, was nicht nur die intrinsische Motivation steigert, sondern auch Ihrem Gehirn zugutekommt. In der Tat deuten einige Studien darauf hin, dass Pausen die Produktivität steigern könnten.
Ein Autor, eine priorisierte Aufgabenliste und ein Mittel, um Alarme auszuschalten, sind allesamt Voraussetzungen, um die Methode Pomodoro effektiv zu nutzen. Beginnen Sie damit, einen Timer für 25 Minuten zu stellen, und widmen Sie 100% Ihrer Aufmerksamkeit in dieser Zeit einer einzigen Aufgabe, idealerweise ohne E-Mails oder soziale Medien zu prüfen. Stoppen Sie, was Sie tun, und machen Sie eine fünfminütige Pause, nachdem die Uhr geläutet hat.
In einer idealen Welt würde man die Zeit mit leichter körperlicher Betätigung wie Dehnen oder Jagd nach Nahrung verbringen. Sie können jedoch auch Ihre verschiedenen Geräte prüfen, um zu sehen, ob dringende Nachrichten während der Arbeit eingetroffen sind.
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Die Methode „Eat the Frog“ (oder „Frosch fressen“)
Mark Twain sagte einmal: „Wer einen Frosch fressen muss, sollte es am Morgen tun.“ Die als „Frosch fressen“ bekannte Technik der Zeitverwaltung (oder „Frosch fressen" auf Französisch) basiert auf diesem Zitat, um Sie dazu zu bringen, sich auf die längsten und schwierigsten Aufgaben zu konzentrieren.
Ihre Tage so zu organisieren, dass Sie Ihre Zeit zwischen Routineaufgaben und wichtigen Aufgaben aufteilen, ist eine sehr effektive strategie.
Wenn Sie diese Methode verwenden, können Sie sicher sein, dass die wichtigsten Aufgaben des Tages erledigt werden. Die Umsetzung dieser Zeitmanagementstrategie erfordert die Konsolidierung aller Aufgaben in einem einzigen Programm, das Ihnen bei der Überwachung und Priorisierung hilft. Stellen Sie sicher, dass Ihre täglichen Aktivitäten zu den übergeordneten Unternehmenszielen beitragen und dass Sie leichter bestimmen können, welche Aufgaben von einem Tag zum anderen priorisiert werden sollten.
Nachdem Sie das Chaos des Tages beseitigt haben, können Sie sich auf den Rest Ihrer Arbeit konzentrieren.
Das Pareto-Prinzip (oder Pareto-Gesetz)
Warum nicht die Pareto-Strategie ausprobieren, wenn die Idee eines Morgenfrosches Sie nicht wirklich ansprach? Indem das Umgekehrte der Methode „Frosch fressen“ angenommen wird, schlägt das Pareto-Prinzip vor, früh am Tag motiviert zu werden, indem einige kleine Aufgaben erledigt werden.
Dieses Prinzip, oft bekannt als „80/20-Regel“ oder „das Gesetz der 80/20-Regel", basiert auf einem einfachen Prinzip : Wir müssen uns auf Bereiche konzentrieren, in denen wir mit dem geringsten Aufwand die größte Wirkung erreichen können. Wenn wir 80 % der Aufgaben schnell erledigen können, haben wir mehr Zeit in unserem Arbeitstag, um uns auf die 20% zu konzentrieren, die den Rest unseres Tages ausmachen werden.
